Le 3 mai 2019
Préambule
La présente charte détaille les engagements de l’agence pour la protection des données personnelles. Cette charte décrit les procédés de collecte et d’utilisation des données personnelles de ses clients. Elle peut à tout moment être modifiée par OCTAVE, au gré des changements ou additions effectués, afin notamment de se conformer à toutes les évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales et/ou techniques. A chaque fois que cette charte sera modifiée, OCTAVE transmettra la nouvelle version à tous ses clients.
OCTAVE
OCTAVE est une agence de communication, intervenant dans les domaines de la stratégie, du web et de la création graphique.
Adresse : 1 rue de l’Industrie 77220 Tournan-en-Brie.
L’adresse de notre site Web est : https://octave-alto.com.
Délégué à la Protection des Données (= DPO pour « Data Privacy Officer ») : Lise-Marie MINOIS – protectiondesdonnees@octave-alto.com
Quelles sont vos données personnelles ?
Les données personnelles sont les informations qui permettent de vous identifier en tant que personne physique ou de vous reconnaître, directement ou indirectement. Il peut s’agir d’un nom, prénom, date de naissance, sexe, adresse postale, adresse mail, adresse IP d’un ordinateur, numéro de téléphone, photo, vidéo.
Vous pouvez être amené à fournir des données personnelles dans plusieurs situations :
- Pendant une prospection commerciale
- Pendant un rendez-vous commercial
- Lors de la relation commerciale physique
- Par l’échange de mail ou de coups de téléphone
- En visitant notre site web
Nous précisons que vous n’êtes pas dans l’obligation de nous fournir vos données personnelles au-delà des données nécessaires à l’établissement d’une relation commerciale consentie et dans le cadre de la réponse à votre besoin.
Ces données ont pour finalité de :
- Entamer une relation commerciale
- Identifier votre dossier
- Répondre à votre besoin
- Deviser nos services
- Facturer nos services
- Etablir des statistiques sur la fréquentation de notre site
- Améliorer le parcours utilisateur sur notre site web
Utilisation des données personnelles collectées
Physiquement, par mail, par téléphone
Lors d’échanges entre vous et OCTAVE des données personnelles sont collectées tels que :
- Votre identité,
- L’identité de votre entreprise,
- Votre besoin précis et détaillé.
Peuvent également être collectés :
- Votre stratégie passée, actuelle et future,
- Vos outils de communication actuels ou passés,
- Vos identifiants à certains services en ligne.
Les données collectées par ce biais sont intégrées dans votre dossier client.
Sur le site octave-alto.com
Commentaires
Quand vous laissez un commentaire sur notre site web, les données inscrites dans le formulaire de commentaire, mais aussi votre adresse IP et l’agent utilisateur de votre navigateur sont collectés pour nous aider à la détection des commentaires indésirables.
Une chaîne anonymisée créée à partir de votre adresse de messagerie (également appelée hash) peut être envoyée au service Gravatar pour vérifier si vous utilisez ce dernier. Les clauses de confidentialité du service Gravatar sont disponibles ici : https://automattic.com/privacy/. Après validation de votre commentaire, votre photo de profil sera visible publiquement à coté de votre commentaire.
Formulaires de contact
Lorsque vous remplissez un formulaire sur notre site, nous recueillons les informations suivantes : votre nom, votre email et toutes les informations personnelles que vous pourriez nous communiquer concernant votre demande, projet ou demande de devis.
Ces données sont collectées dans l’objectif d’établir un premier contact et de répondre au plus proche de votre demande par l’élaboration d’une réponse en rapport avec les services proposés ou d’un devis.
Le caractère obligatoire ou facultatif vous est signalé lors de la collecte par un astérisque.
Cookies
Si vous déposez un commentaire sur notre site, il vous sera proposé d’enregistrer votre nom, adresse de messagerie et site web dans des cookies. Cette collecte est réalisée pour votre confort afin de vous permettre de ne pas avoir à saisir ces informations si vous déposez, ultérieurement, un autre commentaire. Ces cookies expirent au bout d’un an.
Contenu embarqué depuis d’autres sites
Les articles et les pages de ce site peuvent inclure des contenus intégrés (vidéos, images, articles…). Le contenu intégré depuis d’autres sites se comporte de la même manière que si le visiteur se rendait sur cet autre site.
Ces sites web peuvent ainsi collecter des données sur vous, utiliser des cookies, embarquer des outils de suivis tiers ou suivre vos interactions avec ces contenus embarqués si vous disposez d’un compte connecté sur leur site web.
Statistiques et mesures d’audience
Pour mesurer les performances et l’audience de notre site web, nous utilisons Google Analytics. Voici les principales données collectées par Google Analytics : adresse IP, date et heure de connexion, durée de connexion, pages visitées, langue, navigateur utilisé, réseau et opérateur, provenance (direct, réseaux sociaux, organic search, paid search, etc.), pages vues.
Ces données sont recueillies dans l’unique but d’améliorer le parcours utilisateur des internautes sur notre site, en adaptant le site à leurs besoins et à leurs attentes.
Durées de stockage de vos données
Physiquement, par mail, par téléphone
Ces données sont conservées autant de temps que nécessaire pour garantir une bonne relation commerciale et une réponse pertinente à votre besoin.
Sur le site octave-alto.com
Si vous laissez un commentaire, le commentaire et ses métadonnées sont conservés indéfiniment. Cela permet de reconnaître et approuver automatiquement les commentaires suivants au lieu de les laisser dans la file de modération.
Concernant les données collectées via les formulaires, elles sont conservées le laps de temps nécessaire à votre demande et au suivi de la relation commerciale.
Les données collectées via l’outil de mesure d’audience Google Analytics sont, quant-à-elles, conservées 26 mois et répondent ainsi aux exigences de la nouvelle loi RGPD, qui oblige la suppression des données de tout utilisateur inactif sur le site pendant une durée de 3 ans.Si vous laissez un commentaire, le commentaire et ses métadonnées sont conservés indéfiniment. Cela permet de reconnaître et approuver automatiquement les commentaires suivants au lieu de les laisser dans la file de modération.
Concernant les données collectées via les formulaires, elles sont conservées le laps de temps nécessaire à votre demande et au suivi de la relation commerciale.
Les données collectées via l’outil de mesure d’audience Google Analytics sont, quant-à-elles, conservées 26 mois et répondent ainsi aux exigences de la nouvelle loi RGPD, qui oblige la suppression des données de tout utilisateur inactif sur le site pendant une durée de 3 ans.
Les droits que vous avez sur vos données
Vous pouvez demander à recevoir un fichier contenant toutes les données personnelles que nous possédons à votre sujet, incluant celles que vous nous avez fournies. Vous pouvez également demander la suppression des données personnelles vous concernant. Cela ne prend pas en compte les données stockées à des fins administratives, légales ou pour des raisons de sécurité.
Transmission de vos données personnelles
Physiquement, par mail, par téléphone
OCTAVE possède une gestion stricte des accès à vos données. Ainsi, seul le personnel spécifiquement habilité est autorisé à consulter les données personnelles que vous nous avez confiées. Dans le cas où OCTAVE fait appel à un sous-traitant, un fournisseur ou un intermédiaire pour utiliser ces données pour son compte, OCTAVE s’assure que celui-ci présente des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection de vos droits.
Sur le site octave-alto.com
Les commentaires des visiteurs peuvent être vérifiés à l’aide d’un service automatisé de détection des commentaires indésirables.
Vos données personnelles peuvent être partagées avec les services tiers suivants :
- L’hébergeur OVH dont les datacenters se situent en France et dont nous utilisons les offres d’hébergement et d’emails pro;
- WordPress ainsi que les extensions suivantes : Akismet, Contact Form 7;
Lire la politique de confidentialité de OVH et WordPress:
- La politique de confidentialité d’OVH en matière de protection des données personnelles et sécurité de leurs infrastructures
- La politique de confidentialité de WordPress (en anglais)
Concernant toutes les autres données, OCTAVE s’engage à ne pas céder ou vendre les informations personnelles vous concernant à des tiers ni à utiliser ces informations à des fins non prévues
Informations supplémentaires
Comment protégeons-nous vos données ?
- Gestion des accès – personne autorisée
- Logiciel de surveillance du réseau
- Sauvegarde informatique
- Identifiants / mots de passe complexes
- Pare-feu (Firewalls)
- Locaux sécurisés
- Dossiers papier sécurisés (Armoires et bureaux fermés à clé)
- Mise en place d’une procédure de sauvegarde et de récupération des données en cas d’incident
Procédures mises en œuvre en cas de fuite de données
Nous constatons d’abord la fuite via nos systèmes internes de notification. Nous envoyons un email, dans les 72h suivant la constatation, à la personne concernée pour l’informer de la fuite et lui transmettre le maximum d’informations pour qu’elle puisse évaluer le risque réel pour ses droits et libertés. Nous analysons alors la faille de sécurité pour la corriger et prévenir d’éventuelles futures failles similaires.
Informations de contact
Nous nous engageons à vous offrir un droit d’opposition et de retrait quant à vos renseignements personnels.
Le droit d’opposition vous donne la possibilité de refuser que vos renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte.
Le droit de retrait vous donne la possibilité de demander à ce que vos renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion.
Pour pouvoir exercer ces droits, vous pouvez à tout moment nous adresser votre demande par mail à l’adresse suivante : protectiondesdonnees@octave-alto.com.
Vous pouvez également nous adresser cette demande par voie postale :
A l’attention du Délégué à la protection des données – SARL OCTAVE
1 rue de l’Industrie – 77220 Tournan-en-Brie.